Bujumbura, 10 Sept 2014 (DWG) : Un atelier de validation de l’étude sur l’archivage électronique des dossiers des fonctionnaires et agents de la Fonction Publique Burundaise organisé conjointement par le Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale (MFPTSS) et le Programme des Nations pour le Développement (PNUD), s’est tenu ce jeudi 04 septembre 2014 à Bujumbura (à l’hôtel la Détente). En effet, cet atelier s’inscrit dans la mise en œuvre effective du Programme National de Réforme Administratif (PNRA), spécialement son deuxième axe qui prévoit le : « Rétablissement de l’équité et de la transparence dans la gestion des ressources humaines », la mise en place d’outils moderne de gestion des ressources humaines de l’Etat. Avaient pris à cet atelier les représentants de la Superstructure, le Directeur Pays du PNUD, le représentant de la coopération Technique Belge, les hauts cadres de l’Administration Publique, les responsables des archives au MFPTSS et nationaux , sans oublier les médias.
Le représentant des experts Burkinabais qui ont fait cette étude M. Noël ADO au nom du peuple Burkinabais a remercié Mme la Ministre de la Fonction Publique Burundaise d’avoir porté son choix aux experts Burkinabais.
Prenant la parole, le Directeur du Pays PNUD au Burundi en fin de mandat M. Xavier Michon a fait savoir que cet activité présente un grand intérêt pour le pays qui va dorénavant se doter d’un archivage électronique qui va permettre le traitement rapide et une meilleure conservation des dossiers des fonctionnaires de l’Etat et des agents publics de la Fonction Publique. Il a par ailleurs salué la philosophie qui a animé le projet à savoir la coopération sud-sud, l’étape déjà franchi par le MFPTSS pour rendre l’administration publique burundaise performante et a réitéré l’engagement du PNUD a continué à appuyer l’implémentation du PNRA.
Dans son discours d’ouverture de l’atelier, Mme la Ministre en charge de la Fonction Publique au Burundi Hon. Annonciata SENDAZIRASA a de prime abord remercié le Dieu tout puissant qui a gardé tout en chacun jusqu’à ce jour. Elle a par la suite exprimé ses sincères remerciements aux participants pour avoir accepté de consacrer leur précieux temps à cette activité malgré leurs multiples occupations et, remerciements spécial à l’égard du PNUD qui ne cesse d’accompagner le MFPTSS dans toutes les activités relatives au PNRA et en particulier en finançant les activités de l’atelier, sans oublier la CTB pour l’expertise internationale perlée qu’elle met à la disposition du MFPTSS dans la mise en œuvre du PNRA.
Madame la Ministre a fait savoir que l’étude sur l’archivage électronique des dossiers des fonctionnaires et agents de la Fonction Publique arrive à point nommé car, elle va permettre de poser un pas supplémentaire dans l’automatisation de la gestion des ressources humaines de la Fonction Publique et donc, dans l’amélioration de la qualité du service rendu au citoyen. L’archivage électronique permettra par exemple la saisie de 50 dossiers dans le logiciel de gestion des dossiers (GED) dans 1O minutes, tous les fonctionnaires pourront accéder en ligne sur leur dossiers partout où ils se trouvent via un mot de passe et, les autres Ministères pourront accéder aux dossiers des fonctionnaires rapidement et le MFPTSS pourra entrer réellement dans ses véritables attributions de gestion des ressources humaines a précisé Mme la Ministre en charge de la Fonction Publique.
En outre, elle a ajouté que le Gouvernement du Burundi, dans le cadre de la coopération Sud-Sud, a approché le Burkina Faso, un des pays africain modèle en la matière, pour l’appuyer dans la préparation de la mise en œuvre de cet archivage par la production d’une étude nous renseignant sur les modalités de mise en œuvre que nous pourrions adopter compte tenu des paramètres régissant la mise en place d’un tel système. C’est ainsi en effet que deux experts Burkinabais étaient donc à l’œuvre, depuis le 19 août 2014 et a demandé à l’assemblée présent d’y apporter des enrichissements, de mettre en lumière les priorités, les conditions de réussite et les facteurs ou les contraintes à prendre en considération.
Notons pour toutes fins utiles que durant l’atelier trois présentations ont été faites : « Etat des lieux de l’archivage électronique des dossiers des fonctionnaires et agents de la Fonction Publique » ; « Solutions techniques proposées » et, « Feuille de route : atouts et facteurs de risques » par deux experts Burkinabais (Yves Mwindorou DABIRE et Noel BADO).
L’atelier a été clôturé par l’adoption de l’étude et trois recommandations principales ont été dégagées en l’occurrence : au niveau technique, parmi les trois solutions que l’étude proposait, la solution n°2 consistant en la dématérialisation à partir d’une GED (logiciel de gestion électronique des dossiers) indépendante du logiciel OPEN-PRH été adoptée avec la possibilité de la mettre en place sans tarder ; au niveau organisationnel, parmi les trois scénarios proposé par les experts, le scénario n°2 dit de l’internalisation (utilisation exclusive du personnel des archives pour la numérisation après les avoir former) et, de cadrer toutes ces solutions avec le PNRA qui expire en 2016 et en tenant compte de l’énergie électrique.
